Ar procesai padeda pasiekti norimus rezultatus, ar tik „kaip nors veikia“?

Kai kasdienis darbas reikalauja per daug pastangų

Dažniausiai pasitaikančios situacijos:

• procesas per sudėtingas – per daug žingsnių, išimčių ir rankinių sprendimų,

• klaidos kartojasi, nors jau buvo spręstos,

• realus proceso vykdymas skiriasi nuo aprašymų ar procedūrų,

• procesas vyksta per lėtai ir stabdo bendrą rezultatą.

Tokiose situacijose problema dažniausiai slypi ne žmonių pastangose, o pačiame proceso diziane, jo struktūroje ir taikyme kasdienėje veikloje.

Darbo modelis

Bendradarbiavimo apimtis ir eiga derinama pagal organizacijos situaciją – galima pradėti tiek nuo pilno įsivertinimo, tiek nuo konkretaus, iš anksto sutarto sprendimo.

Analizuojame, ko trūksta norimam rezultatui pasiekti

Analizuojama, kokie veiksniai lemia esamą proceso būklę ir kodėl atsiranda atotrūkis nuo norimo rezultato. Identifikuojamos pagrindinės problemos, jų tarpusavio ryšiai ir galimi sprendimo taškai.

Jei reikia, atliekama šakninių priežasčių analizė, siekiant keisti procesą iš esmės, o ne spręsti tik simptomus.

Rezultatas: aiškus supratimas, kur ir kodėl procesas turėtų būti keičiamas.

Apibrėžiame tikslą ir esamą situaciją

Procesų gerinimas pradedamas nuo aiškumo, kokį rezultatą norime pasiekti ir kodėl. Tai gali būti konkreti problema, nuokrypis nuo norimo rezultato arba siekis kryptingai pagerinti procesą, net jei akivaizdžių problemų nėra.

Esant poreikiui, atliekama proceso stebėsena, duomenų rinkimas ar vizualizavimas, kad būtų aiškiai suprasta, kaip procesas veikia realybėje.

Rezultatas: aiškiai apibrėžtas tikslas ir suprasta esama proceso situacija.

Įgyvendiname, vertiname ir įtvirtiname pokyčius

Pokyčius įgyvendina organizacijos komanda. Mano vaidmuo – padėti struktūruoti įgyvendinimą, stebėti eigą, palaikyti sprendimų priėmimą ir vertinti poveikį.

Po įgyvendinimo kartu tikrinama, ar pasiektas norimas rezultatas, ir sutariama, kaip pokyčiai bus palaikomi toliau

Rezultatas: patikrintas ir įvertintas proceso pagerėjimas bei aiškus sprendimas dėl tolimesnių veiksmų.

Suformuojame ir prioritetizuojame veiksmus

Remiantis analize, kartu su komanda suformuojami veiksmai, kurie geriausiai padeda pasiekti nustatytą tikslą. Tai gali apimti proceso supaprastinimą, žingsnių keitimą, atsakomybių perskirstymą ar darbo principų pakeitimą.

Veiksmai prioritetizuojami pagal poveikį, kad būtų pasirenkami sprendimai, duodantys didžiausią efektą.

Rezultatas: aiškus, prioritetizuotas veiksmų planas.

DUK

Kam ši paslauga skirta?

Organizacijoms, kurios nori kryptingai gerinti procesus: padaryti juos paprastesnius, stabilesnius, greitesnius ar ekonomiškesnius. Tiek tada, kai egzistuoja aiški problema, tiek tada, kai procesas „veikia“, bet norisi jį patobulinti.

Ar procesų gerinimas visada prasideda nuo problemos?

Ne. Procesų gerinimas gali prasidėti ir nuo tikslo – pavyzdžiui, norint sutrumpinti trukmę, sumažinti sąnaudas ar padidinti stabilumą. Problemos formulavimas parenkamas pagal siekiamą rezultatą, o ne pagal vieną universalią schemą.

Kuo šis procesų gerinimas skiriasi nuo problemų sprendimo?

Problemų sprendimas dažniausiai orientuotas į konkretaus nesklandumo pašalinimą. Procesų gerinimas – į kryptingą proceso tobulinimą, net jei akivaizdžių gedimų nėra. Šiame puslapyje aprašyta paslauga skirta būtent procesų gerinimui.

Ar būtina turėti daug duomenų, kad būtų galima gerinti procesą?

Ne visada. Kai kuriais atvejais pakanka stebėjimų ir komandos patirties, kitais – reikalingas papildomas duomenų rinkimas. Metodai parenkami pagal situaciją, proceso pobūdį ir organizacijos galimybes.

Kas realiai atlieka analizę ir įgyvendina pokyčius?

Analizę ir pokyčių įgyvendinimą atlieka organizacijos komanda. Mano vaidmuo – koordinuoti procesą, padėti struktūruoti darbą, taikyti gerąsias praktikas ir palaikyti komandą sprendimų priėmime.

Dar prieš įgyvendinimą sutariama, pagal ką bus vertinamas rezultatas. Po pokyčių tikrinama, ar pasiektas norimas efektas, ir sprendžiama, ar reikalingi papildomi veiksmai.

Kaip žinoti, ar procesas iš tiesų pagerėjo?

Investicija

Investicija į procesų gerinimą – nuo 1400 €.

Ši investicija atitinka įprastą vienos dienos mokymų kainą, tačiau šiuo atveju ji skiriama ne teorijai, o kryptingam darbui su realiais procesais – nuo tikslo ir esamos situacijos supratimo iki veiksmų parinkimo, jų įgyvendinimo palaikymo ir rezultato įvertinimo.

Procesų gerinimas gali apimti visą kelią nuo pradžios iki pabaigos arba tik konkrečius etapus, priklausomai nuo situacijos ir siekiamo rezultato. Kai kuriais atvejais pakanka aiškiai apsibrėžti kryptį ir veiksmus, kitais – reikalingas nuoseklus darbas su procesu ilgesnį laiką.

Tiksli apimtis ir investicija derinamos po trumpo įvadinio pokalbio.

Pradėkime nuo situacijos supratimo

Jei svarstote, ar ši paslauga tinka Jūsų situacijai, pradėkime nuo trumpo įvadinio pokalbio.

Navigacija

Paslaugos
Kaip pradedame
Kaip dirbu
Tinklaraštis

Kontaktai

Viktorija Baranauskaitė
info@viktorija.net

Prenumeruokite naujienlaiškį