Kai problema kartojasi, o sprendimai neveikia
Kartais organizacijoje nebereikia „gerinti proceso“ – reikia išspręsti konkrečią problemą. Kai tas pats nesklandumas kartojasi, sprendimai tampa laikini, o komanda jaučia, kad viskas sukasi ratu, reikalingas struktūruotas problemos išsprendimas, paremtas faktais, o ne nuojauta.
Problemų sprendimo poreikis atsiranda, kai:
ta pati problema kartojasi, nors sprendimai jau buvo taikyti
neaišku, nuo ko pradėti, nes galimų sprendimų daug, o kuris teisingas – neaišku
apie problemą turima prieštaringa informacija,
sprendimai remiasi nuojauta ar patirtimi, bet ne faktais
organizacijoje nėra aiškios sistemos, kaip problemos sprendžiamos, ir kiekvieną kartą tai daroma vis kitaip
Tokiose situacijose problema dažniausiai nėra „sudėtinga“ – ji tiesiog nesprendžiama struktūruotai. Be aiškios eigos ir bendrų principų sprendimai tampa atsitiktiniai, o rezultatas – trumpalaikis.
Darbo modelis
Bendradarbiavimo apimtis ir eiga derinama pagal organizacijos situaciją – galima pradėti tiek nuo pilno įsivertinimo, tiek nuo konkretaus, iš anksto sutarto sprendimo.
Atliekame šakninės priežasties analizę
Jei nusprendžiama tęsti, pereinama prie šakninės priežasties analizės. Priklausomai nuo problemos pobūdžio, turimų duomenų, komandos pasirengimo ir analizei skiriamo laiko, gali būti taikomi tiek kiekybiniai, tiek kokybiniai analizės metodai.
Tikslas šiame etape – atskirti simptomus nuo tikrosios problemos priežasties ir neapsiriboti paviršiniais sprendimais.
Rezultatas: įvardinta šakninė (-ės) priežastis (-ys), kuri (-ios) paaiškina, kodėl atsiranda / problema kartojasi.
Apibrėžiame problemą
Pirmasis žingsnis – aiškiai įvardinti problemą, kurią norima išspręsti. Dažnai pradžioje problema jaučiama, tačiau nėra aišku: kur tiksliai ji pasireiškia, kada ir kokiomis sąlygomis kartojasi, kuo ji iš tiesų skiriasi nuo „normalaus“ proceso veikimo.
Kad problemą būtų galima tiksliai apibrėžti, dažnai reikia surinkti papildomų faktų: stebėti procesą, peržiūrėti turimus duomenis ar pasikalbėti su skirtingais žmonėmis, turinčiais skirtingas perspektyvas.
Mano vaidmuo – padėti struktūruoti šį etapą, kad problema būtų suformuluota faktais, o ne nuojauta ar remiantis pavieniais atvejais.
Rezultatas: aiškiai apibrėžta problema, su kuria sutaria visi dalyvaujantys, ir kuri tampa atspirties tašku tolimesniems sprendimo žingsniams.
Įvertiname rezultatus ir užtikriname jų tvarumą
Pasirinktus veiksmus įgyvendina organizacijos komanda. Mano vaidmuo šiame etape – padėti susitarti dėl bendradarbiavimo principų veiksmų įgyvendinimo metu ir apibrėžti, kaip bus vertinama jų eiga bei poveikis.
Kartu sutariama, kaip bus įvertinta, ar problema išspręsta ir kiek ji išspręsta, bei ar reikalinga inicijuoti tolimesnius veiksmus. Jei sprendimai pasiteisina, padedu susitarti, kaip juos integruoti į kasdienę veiklą, kad jie netaptų laikinais.
Rezultatas: komandos įgyvendinti sprendimai, kurių poveikis įvertintas ir dėl kurių aišku, ar procesas iš tiesų pagerėjo.
Sudarome veiksmų planą ir nustatome prioritetus
Remiantis šakninės priežasties analize, kartu su komanda sudaromas veiksmų planas. Veiksmai prioritetizuojami pagal tai, kiek jie prisideda prie šakninės priežasties pašalinimo ir kiek santykinai kainuoja, lyginant su kuriama verte.
Tikslas – pasirinkti ne „daug veiksmų“, o tikslingus veiksmus, kurie turi didžiausią poveikį.
Rezultatas: aiškus, prioritetizuotas veiksmų planas.
DUK
Kam ši paslauga skirta?
Ši paslauga skirta organizacijoms, kurios susiduria su konkrečia, pasikartojančia problema, o anksčiau taikyti sprendimai nedavė ilgalaikio rezultato. Ji tinkama, kai problema jau turi aiškų neigiamą poveikį rezultatams, o „bandymų ir klaidų“ kelias nebeveikia
Kada tai nėra problemų sprendimo paslauga?
Jei tikslas yra: pagerinti bendrą procesų veikimą; didinti efektyvumą ar greitį be konkrečios problemos; prevenciškai „pasižiūrėti, kur galima patobulinti“, tuomet tokiais atvejais labiau tinka procesų gerinimo paslauga, o ne problemų sprendimas.
Ar ši paslauga reiškia, kad reikės keisti visą procesą?
Ne. Sprendimo apimtis priklauso nuo problemos priežasties.
Kartais pakanka pakeisti vieną darbo vietą, taisyklę ar sprendimo priėmimo būdą, o kartais reikalingi platesni pakeitimai. Svarbiausia ne pokyčių mastas, o tai, ar problema išsprendžiama iš esmės.
Ar būtina tiksliai žinoti problemą prieš pradedant?
Ne. Dažnai problema jaučiama, bet neaišku, kaip ją tiksliai įvardinti. Problemų sprendimo procesas padeda problemą suformuluoti aiškiai ir sutarti dėl jos apimties.
Kas realiai sprendžia problemą – jūs ar organizacijos komanda?
Problemą analizuoja ir sprendimus įgyvendina organizacijos komanda. Mano vaidmuo – padėti struktūruoti problemos sprendimo eigą, pasirinkti tinkamus analizės būdus ir palaikyti komandą sprendimų priėmime.
Ne visada. Jau analizės metu gali paaiškėti, kad problema yra mažesnės apimties, nei atrodė iš pradžių, arba kad ji neturi pakankamo poveikio, jog būtų prasminga ją spręsti išsamiai.
Ar būtina pereiti visus problemų sprendimo etapus?
Ar tai mokymai?
Ne. Tai praktinis darbas su realia problema, o ne teoriniai mokymai. Mokymosi elementų gali būti, tačiau jie atsiranda sprendžiant konkrečią situaciją, o ne kaip atskiras tikslas.
Investicija
Investicija į problemų sprendimą – nuo 1400 €.
Ši investicija skirta struktūruotam darbui su konkrečia, pasikartojančia problema – nuo jos aiškaus suformulavimo iki sprendimo, kuris remiasi faktais, o ne nuojauta ar pavienėmis idėjomis.
Problemų sprendimo paslauga orientuota į situacijas, kai svarbu ne „pagerinti procesą apskritai“, o išspręsti vieną aiškų nesklandumą, kuris turi realų poveikį rezultatams, kaštams ar darbui kasdienėje veikloje.
Darbo apimtis priklauso nuo problemos sudėtingumo ir pasirinkto sprendimo kelio. Kai kuriais atvejais pakanka struktūruotos analizės ir sprendimo krypties, kitais – reikalingas nuoseklus darbas iki sprendimo įgyvendinimo ir rezultato patikrinimo.
Tiksli apimtis ir investicija derinamos po trumpo įvadinio pokalbio.
Pradėkime nuo situacijos supratimo
Jei svarstote, ar ši paslauga tinka jūsų situacijai, pradėkime nuo trumpo įvadinio pokalbio.