Ar susirinkimai padeda priimti sprendimus, ar tiesiog „praeina“?
Daugelyje organizacijų susirinkimai užima daug laiko, tačiau po jų ne visada aišku, kas pasikeitė ar ką daryti toliau. Ši paslauga skirta padėti susirinkimus paversti aiškiu, sprendimus palaikančiu valdymo įrankiu, o ne formaliu ritualu.
Kai susitikimuose kyla tokios mintys:
„Esu susirinkime, bet galėčiau nedalyvauti.“
„Vėl kalbam apie tą patį, bet sprendimų taip ir nėra.“
„Neaišku, kas po šio susirinkimo turėtų ką daryti.“
„Didžiąją dienos dalį praleidžiu susirinkimuose, o dirbti lieka po darbo.“
„Po susirinkimo sunku pasakyti, kokia buvo jo nauda.“
Jei tokios situacijos kartojasi, dažniausiai problema slypi ne žmonių įsitraukime ar motyvacijoje, o pačioje susirinkimų struktūroje ir jų paskirtyje.
Darbo modelis
Bendradarbiavimo apimtis ir eiga derinama pagal organizacijos situaciją – galima pradėti tiek nuo pilno įsivertinimo, tiek nuo konkretaus, iš anksto sutarto sprendimo.
Parenkame tinkamiausius sprendimus
Remiantis įvertinimu, sutariama, kokios priemonės bus taikomos konkrečioje situacijoje. Tai gali apimti:
susirinkimų taisyklių ir principų sukūrimą ar peržiūrą,
aiškų susirinkimų tipų ir jų paskirties apibrėžimą,
kvietimų, darbotvarkių ir santraukų šablonus,
vaidmenų susirinkimuose sutartį,
mokymus darbuotojams ar susirinkimus fasilituojantiems asmenims.
Rezultatas: sutarta, kokios priemonės bus taikomos, kad susirinkimai kurtų realią vertę.
Identifikuojame sudėtingas operacijas ir esamą apmokymo situaciją
Vertinama reali susirinkimų praktika: dalyvaujama skirtingų lygių susirinkimuose, stebima jų eiga, dalyvių vaidmenys ir įsitraukimas. Papildomai peržiūrimas susirinkimų kalendorius, taisyklės (jei jos egzistuoja), kvietimų struktūra ir tai, kaip fiksuojami susitarimai.
Rezultatas: trumpa ataskaita, parodanti, kas susirinkimuose veikia, kas kuria didžiausias laiko sąnaudas ir kur slypi pagrindinės problemos.
Įvertiname rezultatus ir užtikriname jų tvarumą
Kad susirinkimų kokybė išliktų, sutariama, kaip nauji principai bus palaikomi ilgalaikėje perspektyvoje. Tai gali apimti paprastą vidinę susirinkimų peržiūros ar grįžtamojo ryšio praktiką, aiškius atsakomybės taškus bei periodinį susitarimų peržiūrėjimą. Tokiu būdu susirinkimai išlieka kryptingi ir negrįžta prie ankstesnių, neefektyvių įpročių.
Rezultatas: susirinkimai tampa tvaria valdymo praktika, kuri palaikoma ir gerinama organizacijos viduje.
Įgyvendiname sprendimus praktikoje
Pasirinktos priemonės pradedamos taikyti realiuose susirinkimuose. Priklausomai nuo sutarto sprendimo, tai gali būti susirinkimų taisyklių taikymas praktikoje, kvietimų, darbotvarkių ir santraukų šablonų naudojimas, susitarimų fiksavimo principų įdiegimas ar mokymai visiems darbuotojams arba tik susirinkimus vedantiems asmenims.
Įgyvendinimo metu stebimi realūs susirinkimai, teikiamas grįžtamasis ryšys ir, esant poreikiui, atliekamos korekcijos, kad pasirinktos priemonės būtų taikomos nuosekliai ir praktiškai.
Rezultatas: susirinkimai pradeda veikti pagal susitartus principus.
DUK
Kam ši paslauga skirta?
Organizacijoms, kuriose susirinkimai – tiek dažni, tiek pavieniai – nepadeda priimti aiškių sprendimų ir sukurti realios pažangos. Tiek vadovams, tiek komandoms, kurios nori, kad susirinkimai būtų prasmingas valdymo įrankis, o ne formalus kalendoriaus elementas.
Ar tai tik mokymai apie susirinkimų vedimą?
Ne. Mokymai gali būti viena iš pasirenkamų priemonių, tačiau dažnai didžiausią efektą duoda aiškesnė susirinkimų struktūra, taisyklės, šablonai ir nuoseklus jų taikymas praktikoje.
Ar būtina pradėti nuo susirinkimų stebėjimo?
Dažniausiai taip, nes reali situacija ne visada matoma iš kalendoriaus ar aprašymų. Stebėjimas leidžia tiksliai suprasti, kur slypi pagrindinės problemos. Jei situacija jau aiški, galima susitarti ir dėl konkrečių sprendimų.
Ar ši paslauga tinka, jei susirinkimų turime nedaug?
Taip. Net ir turint nedaug susirinkimų, jie dažnai apima svarbiausius sprendimus. Jei po jų neaišku, kas sutarta, kas atsakingas ir kas keičiasi toliau, problema slypi ne kiekyje, o susirinkimų struktūroje ir paskirtyje. Tokiais atvejais net keli gerai sutvarkyti susirinkimai gali turėti didelį poveikį kasdieniam darbui.
Ar tai reiškia, kad reikės keisti visus susirinkimus?
Ne. Dažnai užtenka sutvarkyti tik dalį susirinkimų arba jų struktūrą. Tikslas – ne keisti viską, o aiškiai atskirti, kurie susirinkimai kam reikalingi ir kokią vertę jie kuria.
Taip. Tokiais atvejais dažnai paaiškėja, kad taisyklės egzistuoja, bet nėra realiai taikomos arba nepadeda spręsti kasdienių situacijų.
Ar ši paslauga tinka, jei organizacijoje jau yra susirinkimų taisyklės?
Investicija
Investicija į susirinkimų efektyvinimą – nuo 1400 €.
Ši investicija atitinka įprastą vienos dienos mokymų kainą, tačiau šiuo atveju ji skiriama ne teoriniam mokymui, o realios susirinkimų praktikos peržiūrai, sprendimų parinkimui ir jų taikymui organizacijos kontekste.
Didžiausia vertė sukuriama tada, kai dirbama su visa susirinkimų sistema – nuo esamos situacijos įsivertinimo iki pasirinktų sprendimų įgyvendinimo ir jų palaikymo.
Jei situacija aiški, galimas ir darbas su konkrečiomis, iš anksto sutartomis priemonėmis (pavyzdžiui, susirinkimų struktūros sutvarkymu, šablonų parengimu ar susirinkimus vedančių asmenų stiprinimu).
Tiksli apimtis ir investicija derinamos po trumpo įvadinio pokalbio.
Pradėkime nuo situacijos supratimo
Jei svarstote, ar ši paslauga tinka jūsų situacijai, pradėkime nuo trumpo įvadinio pokalbio.